Dienstplan erstellen: 8 Tipps zur perfekten Einsatzplanung

In der Pflege ist Organisationstalent gefragt: Viele Aufgaben in wenig Zeit zu schaffen, scheint eine Grundvoraussetzung dafür zu sein, in dem Beruf zu bestehen. Wenn du in einer leitenden Position tätig bist und zum Beispiel als Stationsleitung oder Wohnbereichsleitung ein Team unter dir hast, dann bist du gleich doppelt gefordert: Denn du planst nicht nur für dich selbst, sondern auch für dein Team. Damit dir die Erstellung des Dienstplans gelingt und du einerseits die Wünsche deiner Mitarbeiter und die gesetzlichen Vorgaben erfüllst, andererseits aber auch die Versorgung der Patienten oder Bewohner sicherstellen kannst, haben wir hilfreiche Tipps für dich gesammelt. 

1. Plane vorausschauend

Der Dienstplan steht bei dir ganz unten auf der To-do-Liste und kommt erst kurz vor knapp auf deinen Schreibtisch? Das solltest du schleunigst ändern! Deine Mitarbeiter möchten so früh wie möglich ihre Schichten erfahren, um besser planen zu können und ihre Work-Life-Balance nicht zu gefährden. Mindestens einen Monat im Voraus sollte der Personaleinsatzplan stehen – die Wochenenden planst du am besten noch weiter voraus. 

2. Gehe auf deine Mitarbeiter ein

Das Ziel deines Dienstplanes ist es natürlich in erster Linie, die Versorgung der Patienten und Bewohner zu gewährleisten – er soll dafür sorgen, dass immer genügend Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Schichten vor Ort sind. Darüber solltest du allerdings nicht die Wünsche und Bedürfnisse deines Teams vergessen. Denn auch dieses hat außerhalb der Arbeit Verpflichtungen und kann nicht rund um die Uhr zur Verfügung stehen. Gerade Kollegen mit Kindern oder pflegebedürftigen Angehörigen sind oft darauf angewiesen, dass wichtige Termine im Dienstplan berücksichtigt werden und sie zu bestimmten Zeiten nicht arbeiten müssen.
 

3. Bleibe fair

Rücksicht auf Mütter und Väter zu nehmen, ist wichtig beim Aufsetzen des Dienstplanes. Versuche dabei aber fair zu bleiben: Auch wenn ein Teammitglied kinderlos ist oder keine pflegebedürftigen Angehörigen hat, bedeutet das zum Beispiel nicht, dass dieses im Schichtplan automatisch die Weihnachtsfeiertage übernehmen sollte. Nehme Rücksicht auf alle, denn wenn du den einen laufend Zugeständnisse machst, während die anderen ständig benachteiligt werden, kann das schnell zu Unmut führen. Mache aber auch klare Ansagen: Du kannst dich nicht nach allen Wünschen richten und musst es auch nicht. Letztendlich muss immer irgendjemand in den sauren Apfel beißen – achte nur darauf, dass es nicht immer dieselbe Person ist.

4. Rechne mit dem (Un)Vorhersehbaren

Ein guter Dienstplan sollte so geschrieben sein, dass er nicht in sich zusammenbricht, sobald ein Mitarbeiter unvorhergesehen ausfällt. Plane deshalb idealerweise so, dass du nie darauf angewiesen sein musst, dass auch alles nach Plan verläuft. Eine gute Strategie kann es sein, nur 80 Prozent der Arbeitszeit deiner Mitarbeiter einzuplanen, also immer zwanzig Prozent mehr Personal vor Ort zu haben als unbedingt nötig. So bleibt dir ein guter Puffer, wenn du dann doch einmal Ersatz für Abwesenheiten suchen musst. 

Gleichzeitig solltest du auch solche Ereignisse einplanen, die du bereits voraussehen kannst. Mögliche Engpässe können zum Beispiel an Feiertagen oder Wochenenden auftreten, doch auch Fortbildungen oder Urlaub können dazu führen, dass zu bestimmten Zeiten weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen. Plane vorausschauend und ziehe auch Daten aus der Vergangenheit für deinen Dienstplan heran: Wann melden sich erfahrungsgemäß besonders viele Leute krank? Wann möchten viele Mitarbeiter Urlaub nehmen? Genauso wie Mitarbeiterengpässe können natürlich Perioden auftreten, in denen mehr Personal benötigt wird – zum Beispiel an Silvester in der Notaufnahme oder während der Grippewelle im Winter. Auch solche wiederkehrenden Ereignisse solltest du natürlich auf dem Schirm haben.
 

5. Auch Mitarbeiter müssen ihre Arbeitszeiten koordinieren

Um deine Planung zu verbessern, muss auch dein Team mithelfen. So ist es sinnvoll, dass alle Mitarbeiter ihren Urlaub für das ganze Jahr früh genug einreichen und auch ihre Fortbildungen so früh wie möglich organisieren und anmelden. Auch bestimmte Regelungen bezüglich der Urlaubsplanung haben sich bewährt: Etwa, dass verteilt auf das ganze Team nur eine bestimmte Anzahl von Urlaubstagen pro Monat gewährt werden kann. So soll verhindert werden, dass zum Beispiel in den Sommermonaten viele Teammitglieder gleichzeitig Urlaub beantragen und Personalnot aufkommt. 

6. Schichten richtig planen

Einen Dienstplan in der Pflege zu erstellen, bedeutet fast automatisch, Schichten und Schichtwechsel zu berücksichtigen. Weil diese für deine Mitarbeiter belastend sein können, solltest du hier besonders darauf achten, strategisch zu planen. So hat sich die Reihenfolge „Frühschicht – Spätschicht – Nachtschicht“ besonders bewährt. Ebenso solltest du für die psychische und physische Gesundheit deiner Mitarbeiter nicht mehr als drei Nachtschichten hintereinander einplanen, weil diese den Körper belasten können. 

7. Gesetzliche Vorgaben berücksichtigen

Zuletzt sollte dir bewusst sein, dass du bei der Erstellung des Dienstplanes auch Rücksicht auf gesetzliche Bestimmungen und Regelungen nehmen musst. Das bedeutet, dass du unter anderem die Höchstarbeits- und Ruhezeiten einhalten musst, die nicht immer ganz einfach zu planen sind. So gilt etwa in der Pflege ein Acht-Stunden-Tag als Orientierung, allerdings kann eine Verlängerung auf bis zu zehn Stunden rechtens sein, solange der Durchschnitt während des Monats bei acht Stunden pro Tag liegt. 

Die Ruhezeit zwischen zwei Schichten hingegen muss mindestens elf Stunden am Stück betragen. Allerdings kann auch diese auf zehn Stunden gekürzt werden, unter der Voraussetzung, dass diese Stunde durch die Verlängerung einer anderen Ruhezeit innerhalb von vier Wochen wieder ausgeglichen wird. 
 

8. Software kann das Schreiben des Dienstplans erleichtern

Wie erstellst du momentan deinen Dienstplan? In einer Excel Liste am Rechner des Krankenhauses, die du immer wieder händisch überarbeiten musst, sobald es zu einer Änderung kommt? Oder sogar noch auf einem tatsächlichen Zettel aus Papier? Das geht einfacher. Mittlerweile gibt es viele Programme, Apps und Softwares, die die Erstellung des Schichtplans vereinfachen und verbessern – viele davon sind sogar kostenlos bzw. bieten eine kostenlose Version zum Testen an. Die Planung der Arbeitszeiten kannst du ganz einfach online im Browser erledigen. Dabei wirst du voraussichtlich auch weniger Fehler machen, da dich einige Programme automatisch warnen, wenn du doppelte Belegungen oder Überstunden eingeplant hast. Viele Softwares beinhalten zudem die Erweiterung um ein Abwesenheitsmanagement, bei dem die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten beispielsweise mit einer Stempeluhr in die Zeiterfassung buchen können. So hast du auch gleich alle Abwesenheiten im deiner Mitarbeiter im Blick.

Einen Dienstplan zu erstellen kann vor allem bei einem größeren Team zu einer Herausforderung werden. Plane deshalb genug Zeit für die Erstellung ein, beziehe deine Mitarbeiter in die Planung ein und informiere dich umfassend über die rechtlichen Bestimmungen, die du bezüglich Mutterschutz und Jugendschutz, Feiertags- und Wochenendregelungen, Nacht- und Spätschicht, Ruhezeiten, kurzfristiger Änderungen und Co. berücksichtigen musst. Letztendlich gilt auch hier das Motto „Übung macht den Meister“. Im Zweifelsfall kannst du immer erfahrene Kolleginnen oder Kollegen zurate ziehen. Auch Apps und Programme haben sich für die Erstellung von Dienstplänen bewährt und können dich in der Planung unterstützen!

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